Sie sind hier: Startseite Abteilung Interner SHK-Guide

Interner SHK-Guide

Dinge, die euch helfen, euren Job gut zu machen :) Es ist eine liebe Abteilung, ihr kriegt das sicher hin. Bei Fragen nicht zögern nachzuhaken, Fehler sind okay (lasst sie nur nicht zu teuer werden). Ihr habt meine Nummer, wenn was sein sollte, aber denkt immer dran, alles wird gut.

Bibliothek

Ausleihe

Die Datenbank ist euer Freund! Tragt Ausleihen dort ein, nicht nur auf Zetteln. Es hilft sehr, eine Übersicht zu bewahren.

Bei einer Ausleihe tragt ihr einfach unter frmAusleihe in der Datenbank die Signatur des Buches und den Nachnamen der ausleihenden Person ein bzw. wählt sie über das Auswahlmenü aus. Standardgemäß ist die Leihfrist 2 Wochen, aber die Datenbank lässt euch das Rückgabedatum flexibel einstellen, so ist die Frist bei Hausarbeiten und Abschlussarbeiten 2 Wochen länger. Weißt auch auf die Möglichkeit einer Verlängerung hin, falls das Buch nicht vorgemerkt wurde.

Studierende, die noch nicht in der Datenbank sind bzw. das erste Mal ausleihen, sollten eine kurze Einweisung bekommen:

  • Wie ist die Systematik der Bibliothek? (DDC)
  • Wie lange sind die Fristen?
  • Wie funktionieren Verlängerungen? (Telefonisch, persönlich oder per Mail, nach eurem Ermessen)
  • Was passiert bei Überschreiten der Ausleihfrist oder Buchverlust? (Gibt/Gab die Regelung: 1Euro pro überzogenem Buch und Woche, bei Buchverlust Neuanschaffung)
  • Sorgfältiger Umgang mit den Büchern, Apell an Solidarität mit den Kommilitonen ("andere brauchen das Buch auch noch") 
  • Rückgaben und Ausleihen nach euren aufgestellen Regeln (z.B.  NUR während der Öffnungszeiten, NUR durch euch, nicht durch Dozenten, welches sonst oft für Verwirrung und zu lockeren Umgang mit den Ausleihen geführt hat)

Die Druckvorlage für Anmeldungsformulare sind im Vorlage-Ordner im Dokumente-Ordner auf dem PC.

Ankäufe

Siehe Leitfaden für Ankäufe (Word-Dokument).

Recherche und Scans

Oft kommen Anfragen von Dozenten rein, bestimmte Artikel oder Informationen zu suchen oder Artikel zu kopieren oder Scannen.

Abteilung und Institut

Abteilung

  • Schlüssel: Ihr dürft die einfach nicht verlieren. Eine Schlüsselversicherung lohnt sich nicht, wenn ihr von eurem Geld noch was sehen wollt am Ende des Monats. Herr Antweilers Schlüssel, der von Herrn Damshäusers und die für die Vitrinen und Schränke, sowie der Laptopschlossschlüssel sind in eurem Büro, lasst sie auch da und verleiht sie nicht oder nur ungern (Schlüssel zu Herr Damshäusers Raum wird hin und wieder von Olly oder Phuong gefragt, aber kassiert die am besten auch zeitnah wieder ein.
  • Passwörter. Stelle ich euch auf Papier zusammen, gebt bitte darauf acht.
  • Macht euch mit den Geräten vertraut, manche haben spezifische Macken, aber ihr solltet grundlegend Bescheid wissen, wie der Beamer eingerichtet ist, Sound funktioniert, oder der digitale Projektor funktioniert.
  • Ab und an nach Druckerpapier gucken, ob noch genug vorhanden ist und immer ein Paket auf Vorrat halten

Institut

Ansprechpartner suchen:

  • Frau Legeland für IT und Homepagefragen
  • IT-Helpdesk vom HRZ
  • IOA-SHK für technische Probleme (Christoph Beine aktuell)
  • Herr Wylic (Brühler Straße) für Verschlagwortung von Büchern

Homepage und Social Media

Homepage

Für die Administration der Homepage braucht ihr eine Mitarbeiter-ID vom Rechenzentrum, die sich von der normalen Studenten-ID unterscheidet. Entweder er wird euch irgendwie zugeschickt oder ihr füllt ein Formular aus, das ihr von dem HRZ-Infopoint bekommen könnt. Die Teilnahme an einer Ploneschulung ist empfohlen und dauert ein oder zwei vormittage. Frau Legeland wird euch dann für die Bearbeitung der Homepage freischalten, sobald ihr eine ID habt.

Facebook und Social Media

News auf der Homepage können/sollten auf der Facebook-Seite der Abteilung ebenfalls geteilt werden, soweit sie eine breitere Öffentlichkeit erreichen sollen. Dazu zählen nicht Änderungen der Öffnungszeiten, aber eher Konferenzen, Buchvorstellungen etc.

Auch über den Verteiler erreicht ihr viele Menschen, bedenkt einfach die Zielgruppe (Facebook: Interessierte Öffentlichkeit, BA-/MA-Verteiler ([Email protection active, please enable JavaScript.], [Email protection active, please enable JavaScript.]) für eingeschriebene Studis, Homepage für SOA-Interessierte). Mit dem Teilen von News von der SOA-Homepage von Facebook aus generiert ihr mehr Traffic (Nutzerverkehr) für die SOA-Homepage.

Öffnungszeiten können ebenfalls auf Facebook bekannt gemacht werden, aber schaut zu, dass diese aktualisiert bleiben.

Google und Google Maps

Die Abteilungsseite besitzt einen moderierten Google-Eintrag, der bei Google-Suche Informationen der Abteilung gekürzt auf der Suchergebnisse-Seite bereit hält. Diese sollte auch aktualisiert werden, näheres dazu in einem Tutorial. Alleine über die Google-Suche wurde unsere Seite im September 2020 über 9000x aufgerufen, was nicht zu unterschätzen ist.

Konferenzen

Es stehen öfters Konferenzen an. Hier eine Hilfe zum Ablauf:

  1. Team zusammenstellen und Verantwortlichkeiten vergeben
  2. Termin checken
  3. Gelder beantragen (QVM, Drittmittel, Abteilung), Fristen einhalten
  4. Termine und Fristen checken! (Deadlines für Zusagen kommunizieren)
  5. Referenten anschreiben (klären, ob Reisekosten übernommen werden)
  6. Location klären: Kleine Konferenzen können in der Abteilung stattfinden, größere im Hauptgebäude (Wie viele Räume von wann, bis wann? Was beinhaltet die technische Ausstattung (Beamer? Mikro? Steckleisten? Funktioniert alles?
  7. Wie viele Teilnehmende?
  8. Programm mit Panels aufstellen
  9. Catering klären. Das Studentenwerk bietet Catering an, aber das Angebot ist für südostasiatische Gäste nicht so spannend (Belegte Brötchen kamen bei Vietnamesen nicht so gut an...) Im Raum Bonn gibt es diverse Organisationen, von denen man sich auch Sachen leihen kann.
  10. Einladungen rechtzeitig verschicken und Werbung machen! Über Facebook, Mailverteiler, Flyer, Seminare der Dozenten, nicht vergessen auch andere Mitarbeiter während des Teammeetings darüber zu informieren, vielleicht eigene Homepage dazu erstellen oder eine Unterseite auf der Homepage der Abteilung.

Weihnachtsfeier und Events

Weihnachtsfeier/ Abteilungsfeier

  1. Mit Prof. Antweiler und Prof. Großmann klären, ob sie statt finden kann
  2. Terminsuche, am besten per Doodle oder sowas (per Teamsitzung darauf aufmerksam machen), Donnerstag (der zweite Do im Monat) hat sich als gut erwiesen, freitags sind viele schon Richtung Heimat unterwegs
    Es gibt keinen Termin, an dem jede Person kann. Das ist nicht schlimm und ist dann so.
  3. Getränke organisieren (Getränkehandel Vedel in Bonn hat sich als okay erwiesen, sollten spätestens einen Tag vorher angeliefert werden, Kästen müssen oft nach oben transportiert werden, holt euch dafür Hilfe. Mit Frau Klein klären, ob auf Rechnung okay ist (meistens übernehmen die Dozenten bei der Weihnachtsfeier die Getränkekosten).
  4. Werbung machen über die üblichen Kanäle (um Essenspende wird gebeten)
  5. Abteilung schmücken (drei vier Tage vorher), Deko findet ihr im Wandschrank links vor der Teeküche: Lichterketten, Girlanden, etc.. Soll einfach nett ausschauen
  6. Gibt es eine Weihnachtsplaylist? Oder jemand, der DJ spielen möchte? Irgendwann stehen sonst Leute vor dem Laptop und suchen auf Youtube Schlager raus - Ihh.
  7. Tische im Seminarraum und Stühle umräumen (in die Dokustelle), für Schutz der Oberflächen sorgen (Glühweinausschank ist eine spritzige Angelegenheit
  8. Ein bis zwei Stunden kommen die ersten Fragen nach einem Spiel. Es handelt sich meist um ein Quiz, aber oft sind es Studis gegen Dozenten. Macht euch nicht zuviel Arbeit, es soll einfach nett sein und unterhaltsam, kein Wissenstest in dem Sinne. Es gibt einen Quizmaster, die Person sollte sich einstellen, gegen viel Gemurmel und dezente Lautstärke sich durchsetzen zu können. Wir hatten als Spiel entweder multiple choice Fragen, Bilder raten, oder Varianten von Activity, geht den Ablauf am besten einmal durch. Am Ende wartet ein kleiner Preis oder so: Pralinen, Autogramkarten mit lustigen Motiven, die die Dozenten unterschreiben müssen, sowas. 
  9. Ihr seid auch so verantwortlich: Achtet darauf, dass niemand Kerzen aufstellt, nicht im Seminarraum geraucht wird, Leute nicht durch Alkohol oder so eskalieren, ihr könnt auch Stressmacher im blödesten Fall raus schmeißen. Der Boden im Dozentenzimmer und Herrn Damshäusers Zimmer ist Teppich, da besonders aufpassen und hinweisen, dass nichts umkippt oder so.
  10. Organisiert euch rechtzeitig auch Hilfe beim Aufräumen, meist muss auch der Boden gewischt werden und irgendwann auch Pfand weggebracht werden (letzteres kann auch etwas warten, aber der Seminarraum sollte zügig wieder nutzbar gemacht werden.

Eigene Projekte

Zeitschrift Amok

Es gab mal eine abteilungseigene Zeitschrift, die von motivierten Studis geschrieben wurde. Letztere sind schwer zu finden, aber die Idee ist ganz nett.

Exkursion

Vielleicht wollt ihr irgendwann wenn es wieder geht mal raus aus der Bibliothek, weil es eine interessante Ausstellung gibt, ihr nach Leiden wollt (schöne Stadt und eine Südostasienabteilung gibt es dort auch, die man besichtigen kann) oder nach Amsterdam (großes Völkerkundemuseum mit Schwerpunkt Indonesien). Sagt Herr Antweiler Bescheid, es gibt außerdem Fördergelder dafür. Ist auf jeden Fall eine spannende Erfahrung. Unsere Vorgänger Christian und David haben sogar mal eine Exkursion nach Indonesien (Flores) organisiert.

Abteilungsstammtisch

Einmal im Monat gab es vor zwei Jahre oder so einen Stammtisch, zu dem per Aushang, Mail und Facebook eingeladen wurde. Dafür hab ich im James Joyce einen Tisch für 8-10 Leute reserviert (meistens ein Mittwoch), irgendwer kam immer. Es war nett und eine schöne Gelegenheit, Studis und Dozenten jenseits vom Seminar an einen Tisch zu bringen, um sich auszutauschen.

Gestaltung der Abteilung

  • Die Vitrinen könnten einmal im Jahr anders gestaltet werden: Entweder eine Buchkollektion ausstellen, Exponate von Exkursionen sammeln und und und. Publikationen von Mitarbeitern sollten ebenfalls hin und wieder aktualisiert werden
  • Die Pinnwände checken: Gibt es Aushänge, die nicht mehr aktuell sind oder schon sehr lange hängen? Kommen Veranstaltungen in Frage von anderswo, denen wir werbetechnisch Raum geben möchten?
  • Die Eingangstür, Bibliothekstür, Seminarraumtür und der metallene Aufsteller ("Kundenstopper") sind Orte, an denen Informationen geteilt werden können. 
  • Ihr seid ebenfalls Auskunftstelle für Interessierte, bleibt selbst auf dem Laufenden und fragt in Teamsitzungen regelmäßig, ob es was neues gibt, dass ihr verbreiten könnt. 
Artikelaktionen